文档与内容管理项目手册

1. 业务驱动与目标

驱动包括监管/合同义务、诉讼与 e-discovery、业务连续性、知识复用、工作流效率、内容可发现性和成本控制。目标是：

• 知道哪些内容存在、谁负责、哪份是正式记录/版本以及内容之间如何关联；
• 以内容元数据、分类和受控词表提高查找、理解、复用和正确访问；
• 按批准规则捕获、保护、保留、保全、迁移和可辩护处置；
• 能在规定时间内重复识别、收集和交接潜在证据，同时说明遗漏和限制。

成功不是“搬完文件”或“上了 ECM”，而是生命周期控制实际运行、检索有效、保全能阻断处置、迁移/恢复不破坏记录语境，且常态 owner 已接管。

2. 原则与关键概念

• 位置不决定记录： 邮件、纸张、CRM 附件、聊天或共享盘都可能是记录；平台存储不自动赋予记录地位。
• 正式记录集合： 一项业务事实可能由正文、附件、审批、签署证书和通知共同组成；指定 copy of record 及关系。
• 元数据优先： 文件夹辅助浏览，稳定的内容 ID、分类、业务键、owner、状态、期限和关系驱动控制与检索。
• 内容与载体分离： 文档是内容容器；内容可模块化、复用并通过不同渠道发布，需防止版本失真。
• 受控词表： 分类体系、术语表、同义词环、分类法/叙词表支持一致描述和检索；强控制字段不用自由标签。
• 保全优先： 有效保全暂停常规处置和可能破坏证据的变换，但不自动扩大访问权限。
• 可辩护处置： 依据批准规则、一致执行、有效保全检查、职责分离、异常控制和可验证证明。
• 证据链： 捕获、版本、批准、权限、保全、迁移、收集、导出与处置记录主体、时间、工具/规则和完整性。

记录管理原则包括问责、完整性、保护、合规、可用性、保留、处置和透明。法律/监管期限和保全范围由有权职能解释，系统只执行获批结论。

3. Plan / Control / Develop / Operate

Plan

1. 识别负责组织、赞助人、业务/法务/记录管理/安全/平台角色和决策权。
2. 盘点电子/纸质源、用途、owner、保管人、内容类型、格式、版本、权限、外部共享、元数据、保留、备份和可读性。
3. 建内容战略、信息架构、文件计划、受控词表、内容模型、政策和高风险优先路线。
4. 定义重要记录、连续性、e-discovery 数据图、迁移/退役、阶段门与采用计划。

Control

1. 维护记录判定、正式副本、分类、版本、电子签名、内容质量、访问、外部共享和发布政策。
2. 维护保留/处置清单、法律保全、隐私/安全、邮箱/协作/社交媒体、设备和非正式内容规则。
3. 对词表、内容模型、工作流、保留规则、平台配置、迁移与处置实施批准和版本控制。
4. 独立审计盘点、捕获、分类、权限、检索、保全、处置、连续性和培训证据。

Develop

1. 配置内容类型、必需元数据、ID、关系、版本/状态、工作流、权限和审计。
2. 建上传/模板、邮件/业务事件、API、扫描/OCR 等捕获入口；失败隔离且不静默丢失。
3. 建按权限裁剪的索引、关键词/元数据/业务键/版本族搜索和同义词/多语言支持。
4. 实现保留触发、到期计算、保全叠加/解除、处置审批、执行和证明。
5. 试迁并对账对象数、哈希、元数据、权限、版本、关系、可读性、搜索和保全状态。

Operate

1. 处理孤儿、重复/版本候选、捕获失败、元数据缺失、不可读格式、搜索反馈和权限异常。
2. 执行保全开立/通知/确认/验证/复审/解除，保留/处置，e-discovery 收集和证据交接。
3. 演练内容/元数据/权限/工作流/保留保全/索引恢复，以及纸档和重要记录连续性。
4. 监控控制、采用、积压、例外、格式/平台技术生命周期和私建库，持续改进。

4. 上下文与角色

5. 交付物与验收证据

内容源清单与数据图

盘点应覆盖共享链接、终端同步、邮箱/PST、CRM/业务系统附件、备份、搜索索引、OCR、导出和纸库；工具扫描只生成候选，不能替代业务语境。

记录判定卡与内容模型

- 业务事件/内容类型；正式记录组成；权威系统/副本状态；声明时点：
- 内容 ID/业务键；owner/保管人；版本/状态/被替代关系：
- 必需元数据、受控值、来源、可编辑角色和质量规则：
- 敏感分类/访问；保留类别/触发/期限；保全接口：
- 例子/反例；纸质原件/扫描件关系；批准人/版本：

最小共同元数据：内容 ID、标题、类型/记录类别、owner/保管人、来源/原路径、创建/接收/声明日期、业务键、状态/版本、语言/格式、敏感级别/访问组、保留规则/触发/到期、保全状态、处置状态、哈希和迁移批次。敏感法律/个人标签本身也须限权。

受控词表

捕获—发布—处置工作流

发布后不覆盖正式记录；更正生成关联记录并保留原因、批准和历史。处置前验证规则/触发、所有叠加保全、已知副本/版本/导出/纸档、授权分离和执行方法。

保留/保全/处置

保全流程：事项开立与范围 → 保管人/源识别 → 暂停处置/易失数据丢失 → 通知与确认 → 技术验证/缺口 → 定期复审 → 法务解除 → 重算其他保全/保留后再处置。一个对象可叠加多个事项。

处置清单至少含对象/规则/触发/到期计算、所有副本范围、保全检查、审批、执行、异常、哈希/数量和销毁证明；无法证明触发或副本范围时进入例外，不自动删除。

检索与 e-discovery 证据

日常搜索用已标注集评估 precision/recall、正式版首屏、零结果、索引新鲜度和 p95；无命中同时报告未索引源、失败格式、时间缺口和搜索限制。e-discovery 收集记录请求、授权、执行人、时间、工具/版本、来源、过滤、对象数/容量、哈希、位置、访问和交接。

阶段门：紧急保全 → 盘点/owner/范围 → 分类/词表/模型/保留设计 → 捕获/版本/检索/保全/处置试点 → 迁移/恢复/运行接管 → 推广/源退役。任何保全缺口、正式版不可判定、权限泄露、不可恢复、迁移对账失败或处置不能阻断均为 No-Go。

6. 工具与技术

• ECM/CMS/记录管理：存储、版本、工作流、分类、保留、保全、审计和发布。
• OCR/扫描/捕获/API：纸电内容摄取；验证图像质量、原件关系、附件/邮件语境和失败队列。
• 搜索/索引/文本与语义处理：关键词、元数据、同义词、实体和相似性；权限裁剪与结果防泄露是硬要求。
• 分类/词表/内容模型工具：维护 taxonomy、thesaurus、ontology、类型、属性、关系与映射。
• e-discovery/法律保全：识别、保存、收集、处理、审查、分析和交付接口；工具不作法律判断。
• 指纹/近重复和迁移：生成候选、保留 manifest/映射、执行数量/哈希/元数据/权限/搜索对账。

技术选择由内容/记录要求、格式、规模、工作流、搜索、保留保全、证据、集成、技能和长期可读性驱动；专有格式和老软件依赖纳入技术生命周期。

7. 指标、风险与实施

• 盘点/捕获： 源覆盖、无主库、记录按时声明、捕获失败/隔离、正式版误判；
• 元数据/分类： 必填完整、受控值、错误类别、未知期限、词表变更周期；
• 检索： precision/recall、正式版命中、零结果、索引延迟、p95、权限泄露；
• 保留/保全/处置： 规则覆盖、通知确认、冻结验证、复审、误删、到期积压、证明完整；
• 迁移/连续性： 数量/哈希/元数据/权限差异、不可读率、RTO/RPO、恢复后搜索/保全；
• 采用/价值： 私建库、用户满意、人工查找时间、工作流周期、存储/发现成本和审计缺陷。

每项指标定义范围、分母、基线、目标、来源、频率、owner 和升级；删除数量不是成功指标，precision 与 recall 要同时看。

主要风险：保全通知后仍删除/去重；把位置当记录；近重复丢失语境；期限冲突由开发人员拍板；保留触发来自外部系统却未同步；迁移重置日期/版本；OCR/专有格式不可读；搜索索引/摘要泄露；备份恢复旧权限和已到期内容；纸电台账脱节；员工为方便私建副本。以紧急保全、判定卡、元数据/关系、受控规则、权限裁剪、处置分离、manifest 对账和恢复后重放控制。

8. 依赖与协同

• establishing-data-governance：定义政策、决策权、owner、例外和升级；信息治理委员会协调跨职能。
• managing-metadata：提供企业元数据架构、仓库、血缘和影响分析；本技能维护内容专属模型/词表。
• securing-data：定义敏感分类、访问、DLP、加密和事件控制；保全不自动扩大权限。
• operating-data-storage：保障 ECM/记录平台容量、备份恢复、可用性和技术生命周期。
• integrating-data：连接邮箱、CRM、业务触发、保留事件、目录和迁移管道。
• managing-reference-and-master-data：提供客户、法人、产品、地域等受控标识和层级。
• 法务/隐私/合规/记录管理：决定保全、披露、特权、适用期限、原件和处置结论；本技能执行并保留证据。