文档与内容管理
核心原则
文档与内容管理控制存于非结构化或半结构化载体中的信息，从创建/接收到访问、发布、保留、保全和处置。记录是能证明行动、决定或义务的特定内容；所在系统不自动决定其记录地位。
适用边界
- 内容盘点、文件计划/分类、受控词表、内容元数据、捕获、版本、审批/发布、检索、保留/保全/处置和 e-discovery 就绪使用本技能。
- 一次性撰写、编辑或排版某份文档不使用本技能；这不是通用文档编辑工作流。
- 数据库实例、备份和结构化存储运行由
operating-data-storage主导；本技能定义记录生命周期规则。 - 通用业务/技术元数据平台由
managing-metadata主导；本技能定义内容专属元数据与检索需求。 - 法律保全、披露、特权、适用期限和销毁结论由法务/记录管理等有权人决定；本技能不提供法律意见。
工作流
- 若存在潜在诉讼/调查通知，先由有权法务确定临时保全范围并暂停相关删除、去重和迁移破坏，再开展完整治理。
- 阅读文档与内容项目手册，盘点电子/纸质内容源、owner、权限、副本、格式、现有规则、可搜索性和风险。
- 定义内容/记录判定、copy of record、文件计划、内容类型、受控词表、最小元数据、版本和关系模型。
- 设计捕获、审批、签署、声明、发布、更正、访问、检索、归档、保留、法律保全和处置流程；保全覆盖常规处置。
- 以内容 ID、来源、版本、哈希、权限、保管人和审计链管理迁移与 e-discovery；重复候选未经授权不得自动删除。
- 用已标注查询、允许/拒绝访问、保全开立/解除、处置模拟、迁移对账和隔离恢复验证端到端控制。
- 发布责任、例外、运行日历和指标；持续监控盘点、捕获、元数据、搜索、保全、处置、迁移和采用。
交付模板
使用 中文交付包 或 English delivery pack 组织输出。叙述性方案和评审记录使用同目录 Word 模板；矩阵、台账和评分卡使用同目录 Excel 模板。模板中的责任、阈值、批准和证据须由实际项目确认。
输出契约
输出范围/紧急保全；内容源清单和风险；记录/副本判定；分类/词表/内容模型；捕获/版本/发布；访问/检索；保留/保全/处置；e-discovery/证据链；连续性/迁移；角色、阶段门、指标和审计证据。
常见错误
| 错误 | 修正 |
|---|---|
| 把所有文件搬进一个库 | 先判定内容、记录、权威版本、元数据和生命周期 |
| 自动去重即治理 | 指纹只生成候选；保留语境、版本、批注、权限和保管链 |
| 备份等于归档/保全 | 归档可读可检索，保全按事项阻断处置，备份用于恢复 |
| 搜索命中即完整发现 | 报告未索引源、失败格式、权限、日期缺口和限制 |
| 保全解除即立即删除 | 重算其他保全、保留、审计和业务约束后再处置 |